Remote Workshops - Zielorientierte Teamarbeit in Zeiten von Remote Work

May. 20, 2020

Remote Arbeit und Reisebeschränkungen stellen Unternehmen und ihre Mitarbeiter aktuell vor eine große Herausforderung. Trotz dezentraler Arbeit müssen Projekte weiterlaufen und die enge Zusammenarbeit unter Kollegen, mit Kunden und mit Partnern sichergestellt werden. Doch wie soll das funktionieren? Die Situation ist neu und in vielen Unternehmen herrscht Ungewissheit über die richtigen Methoden, Tools und Richtlinien um Remote Teams ohne Produktivitätsverluste arbeitsfähig zu halten.

Auch wir bei sovanta arbeiten seit einigen Wochen remote und freuen uns darüber, wie reibungslos die Zusammenarbeit funktioniert.

Kollaborative Workshop Formate wie Design Thinking und der enge Austausch über Teams hinweg waren schon immer zentrale Bestandteile unserer Arbeit. Um nutzerzentrierte Software mit der bestmöglichen User Experience zu entwickeln ist dies essentiell. Uns war es wichtig, auch in Zeiten von Home Office und Remote Work unsere Kunden weiterhin bestmöglich zu unterstützen. Aber auch intern wollten wir unsere Projekte in gewohntem Tempo und gewohnter Qualität am Laufen halten. Daher haben wir virtuelle Workshop Formate entwickelt, die all dies möglich machen.

Diese Workshops ermöglichen nicht nur eine enge Zusammenarbeit, völlig unabhängig vom Standort der Teilnehmer, sondern können Projekte sogar beschleunigen. Ressourcen werden effektiv eingesetzt und Reisekosten entfallen. Entscheidungen werden schnell vorangetrieben und Ergebnisse transparent dokumentiert. Und ganz nebenbei sind die interaktiven Workshop Formate eine angenehme Abwechslung zu unpersönlichen Telefonkonferenzen, steifen Webinaren und endlosen E-Mail-Konversationen.

Damit Sie sich ein besseres Bild von unseren Remote Workshops machen können, haben wir hier ein paar Informationen zusammengefasst:

 

Teilnehmer

Unsere virtuellen Workshops sind konzipiert für bis zu 12 Teilnehmer. Optimal ist eine Teamgröße von 4-8 Teilnehmer.

Auch in unseren physischen Workshops versuchen wir die Teilnehmeranzahl klein zu halten um effektiv zusammenarbeiten zu können. Im virtuellen Raum ist dies um so wichtiger. Der Moderator muss stets den Überblick über das gesamte Team haben und jeder soll die Möglichkeit haben aktiv mitzuarbeiten.

 

Dauer

Die Workshops finden meist in mehreren Sessions von jeweils 2-3 Stunden statt.

Virtuelle Workshops sind erfahrungsgemäß anstrengender als ihre physischen Pendants. Um die volle Aufmerksamkeit, für die komplette Workshopdauer zu gewährleisten, teilen wir die Workshops in mehrere kurze Sessions auf. Damit der Workshop nicht an Momentum verliert ist es wichtig, dass die Pausen zwischen den Sessions nicht zu lang sind. Optimal sind z.B. eine Vormittags- und eine Nachmittagssession oder einzelne Sessions auf einander folgende Tage verteilt.

 

Moderation

Unsere Workshops werden von zwei erfahrenen Coaches moderiert.

Einen virtuellen Workshop zu leiten und stets das Ziel, sowie alle Teilnehmer im Blick zu haben, ist nicht einfach. Daher führen wir die Workshops stets zu zweit durch. Eine gute Vorbereitung ist dabei essentiell. Dazu gehört beispielweise, die Planung des Ablaufs inklusive der Auswahl der richtigen Methoden, das Erstellen aller nötigen Materialien und Templates im virtuellen Workshopraum oder das Onboarding der Teilnehmer.

 

Kommunikation

Als Audio- und Videokonferenz Tool nutzen wir MS Teams.

Um im virtuellen Raum eine offene und direkte Kommunikation auf Augenhöhe zu ermöglichen ist es wichtig, dass sich die Teilnehmer nicht nur hören, sondern auch sehen. Durch die Teilnahme per Video kann Mimik und Gestik erkannt werden. Das liefert nicht nur wichtige Zusatzinformationen, sondern macht den Workshop auch persönlicher. Es kann besser zugeordnet werden wer gerade spricht, was zu mehr Fokussierung und weniger Ablenkung führt. Außerdem können Teilnehmer auf sich aufmerksam machen, ohne andere zu unterbrechen. Dadurch kann der Moderator die Diskussionen besser steuern.

 

Kollaboration

Als digitales Kollaborationstool nutzen wir Miro.

Um gemeinsam Inhalte zu erarbeiten ist jeder Teilnehmer einzeln in Miro eingewählt. In dem virtuellen Workshopraum sind alle Teilnehmer und deren Aktionen sichtbar. Viele Funktionen, wie das Kleben von virtuellen Post-its oder das Zeichnen auf dem virtuellen Whiteboard, orientieren sich stark an ihren physischen Vorbildern und machen die Arbeit mit dem Tool einfach und intuitiv.

 

Wie können wir Ihnen helfen?

Angefangen bei professioneller Moderationsunterstützung in von Ihnen selbst organisierten Workshops, bis hin zu speziell ausgearbeiteten Workshop Formaten, unterstützen wir Sie ganz nach Ihren Bedürfnissen.

 

Virtual Workshop Moderation

Die Rahmenbedingungen sind geklärt und die Agenda steht? Zur Durchführung Ihres virtuellen Workshops benötigen Sie jedoch professionelle Moderationsunterstützung? Unsere erfahrenen Coaches helfen Ihnen, damit Sie Ihre Workshops auch remote, erfolgreich durchführen können.

 

Virtual Design-Thinking-Workshop

Festgefahrene Projekte? Keine Ahnung, wie Sie es schnell auf den richtigen Weg bringen können? Die Anforderungen sind nicht klar definiert? In unserem virtuellen Design-Thinking-Workshop schaffen wir eine gemeinsame Sicht auf das Problem und generieren Lösungsansätze, die wir mittels Prototyping anfassbar machen.

 

Virtual Design-Scoping-Workshop

Der Projektrahmen ist definiert und Sie möchten so schnell wie möglich starten? Wir erarbeiten gemeinsam mit Ihnen die Anforderungen und definieren den Scope um anschließend schnell und zielgereichtet mit der Entwicklung beginnen zu können.

 

Virtual Journey-Mapping-Workshop

Sie möchten das Kunden- oder Mitarbeitererlebnis verbessern? Sie sind auf der Suche nach kreativen Lösungen für die Einführung neuer Services oder das Ansprechen neuer Zielgruppen? Zeit und Budget sind knapp, daher möchten Sie Aktivitäten priorisieren?  Wir helfen Ihnen durch Journey Maps die Bedürfnisse und Erwartungen Ihrer Nutzer zu verstehen und Ihre Prozess basierend darauf zu optimieren.

 

Informationen zu weiteren Remote-Angeboten finden Sie unter folgendem Link: 

https://blog.sovanta.com/business-remote

 

Carolin Metzger

Ihr Ansprechpartner: Carolin Metzger

Carolin Metzger ist Head of Design bei der sovanta AG und Managerin des Hamburger Standortes. Seit mehr als 10 Jahren beschäftigt sie sich mit der Optimierung der User Experience von Business Software. Die Verbindung von Design mit neuesten Technologien und nutzerzentrierten Methoden, wie Design Thinking oder User Testing, stehen hierbei stets im Mittelpunkt. 2012 kam sie zur sovanta AG und arbeitet seither als UX Designerin an innovativen Softwarelösungen mit dem Fokus HR und Employee Experience Management.